OneDrive, Teams e outros aplicativos Office 365: de quem é a responsabilidade pelo backup?

Nas organizações que migraram para a oferta as a Service da Microsoft, as equipes de TI e os usuários já esqueceram como instalar e configurar cada atualização dos aplicativos. E mesmo que o computador do usuário “dê pau”, basta fazer o login em outra máquina e a vida continua. O perigo dessa abstração, quando a tecnologia se torna invisível, é esquecer que o service provider provê serviços e nem teria como assumir a política de gestão da informação e proteção de dados de cada cliente.

De fato, a probabilidade de falhas no parque de armazenamento da Azure (a rede de datacenters da Microsoft) é muito menor do que de um crash no HD ou até no servidor de arquivos. No entanto, a confiabilidade da infraestrutura não resolve os problemas com erros ou ações maliciosas (como criptografia não autorizada).

Nos tempos do desktop, usuários que tinham passado por histórias tristes desenvolveram cuidados com versões ou cópias de seu próprio conteúdo. Com razão. Por mais que o pacote fosse chamado de “produtividade pessoal”, na prática muitas decisões corporativas são tomadas diante do “ERP”; neste caso “Excel Resource Planning”. Mas o Office 365 hoje é bem mais do que isso.

Assim como o OneDrive se torna o grande repositório das informações de todos, os conteúdos e metadados do Outlook ou do Teams estão sujeitos a regras de controle e compliance, dificilmente cumpridas se deixadas por conta do usuário final.

O Office 365 é um SaaS homologado pela TI. A proteção dos dados e do conteúdo empresarial, portanto, é uma incumbência da organização.

A responsabilidade pelo dado é sempre do cliente da nuvem

Conforme os modelos de responsabilidade compartilhada da AWS ou do Azure, o controle dos acessos, a segurança dos dados e as consequências legais de perdas ficam a cargo do cliente. É claro que os provedores têm seus próprios sistemas internos de backup, mas são voltados à continuidade dos serviços. Por exemplo, se algum usuário deleta um registro indevidamente, ou um atacante consegue criptografar um drive virtual, é bom contar com uma solução própria de recuperação.

Backup e retenção de e-mail e Teams sob pressão

Apenas entre julho de 2019 e abril de 2021, a base do Microsoft Teams passou de 13 milhões para 145 milhões de usuários ativos diários, com uma expansão de 50% no primeiro semestre de 2020. O e-mail continua como principal fonte de conteúdo para retenção.

O uso generalizado das plataformas de colaboração traz novos desafios de Gestão de Informação e Governança. Contudo, pelo peso da Microsoft no mercado corporativo, com processos críticos que passam pelas aplicações homologadas do Office 365, as organizações precisam de soluções próprias de Proteção de Dados para dar conta dos requisitos de disponibilidade e compliance.

No evento Inovações Tecnológicas, promovido pela UNITECH, serão apresentadas algumas das soluções para proteção de dados que fazem o backup da nuvem na nuvem, mas em ambientes segregados e com total controle por parte do proprietário da informação.

Se sua organização precisa assegurar produtividade, segurança e compliance para os diversos times locais e remotos que trabalham com o Office 365, nossos especialistas em proteção de dados estão prontos para colaborar.